09 Окт Насколько легально ведение электронного документооборота
Posted at 23:22h
in Блог
Электронный документооборот, как инструмент автоматизации бизнес-процессов компании, является решением, которое поможет существенно сэкономить средства. Если посчитать сколько бизнес тратит на бумажный документооборот, то в итоге мы получим кругленькую сумму. А ведь эти деньги можно инвестировать в развитие бизнеса.
Но могут возникнуть сомнения, является ли ведение электронного документооборота легализованным на законодательном уровне?
На сегодняшний день в Украине приняты все необходимые законы для внедрения диджитал документооборота предприятий. Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» и Закон «Об электронной цифровой подписи» были приняты еще в 2003 году. Но только в 2014 году Министерство юстиции Украины официально утвердило порядок работы с электронным документооборотом, с детальными требованиями к архивному хранению документов, инструкцией по созданию электронных документов и правильного порядка подписи документов, с учетом использования электронной подписи.
Также стоит обратить внимание на Закон об необязательном использовании печатей в Украине, который спупил в силу в июле 2017 года и согласно которому, на документе не обязательно наличие печати для признания соглашения сторон действительным. Можно сказать, что данный Закон убрал последнее препятствие в вопросе использования электронного документооборота бизнесом.
Преимуществом перевода документооборота предприятия в электронный вид является дополнительная возможность экономии средств на аренде офисов. При таком подходе работники могут работать дистанционно, подписывая и согласовывая все документы онлайн. С современными информационными технологиями у бизнеса пропадает необходимость обустраивать рабочее место для определенной категории работников и арендовать большие офисные площади.
Более того, после введения на предприятии электронного документооборота исчезнет необходимость в использовании бумаги для печати документов. Это в свою очередь положительно повлияет на окружающую природную среду, которая сегодня требует значительной защиты. Поэтому официально вводить электронный документооборот для упрощения бизнес процессов можно и нужно, и принятые Законы в диджитал сфере этому сопутствуют.